ADATVÉDELMI ÉS ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

A BalaSys IT Kft. (1117 Budapest, Alíz utca 4., cégjegyzékszám: 01-09-687127) (a továbbiakban: Társaság) mindennapi üzleti működése során különféle személyes adatokat kezel.

  • Adatkezelő: BalaSys IT Kft.
  • Adatkezelő képviselője: Cseledi Sándor
  • Elérhetőségei: székhelye 1117 Budapest, Alíz utca 4., e-mail címe: info@balasys.hu
  • Adatvédelmi tisztiviselő: Az adatkezelő adatvédelmi tisztviselővel nem rendelkezik.

A jelen szabályzat célja, hogy meghatározza a Társaság által kezelt személyes adatok körét, az adatkezelés módját, valamint biztosítsa az adatvédelem és adatkezelés elveinek, az adatbiztonság követelményeinek érvényesülését, különös tekintettel az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendeletének (a továbbiakban: GDPR), valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Info tv.) előírásaira.

1. ÉRTELMEZŐ RENDELKEZÉSEK

1.1. Adatkezelő:

az a természetes vagy jogi személy, amely - törvényben vagy az Európai Unió kötelező jogi aktusában meghatározott keretek között - a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza.

1.2. Adatkezelés:

a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet, így különösen a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tárolás, megváltoztatás, lekérdezés, felhasználás, továbbítás, korlátozás vagy éppen a törlés, vagy ezen műveletek összessége.

1.3. Személyes adat:

az azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ.

1.4. Adatfeldolgozó:

az a természetes vagy jogi személy, amely -törvényben vagy az Európai Unió kötelező jogi aktusában meghatározott keretek között és feltételekkel - az adatkezelő megbízásából vagy rendelkezése alapján személyes adatokat kezel.

1.5. Érintett hozzájárulása:

az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez.

1.6. Címzett:

azok a személyek, szervek, akikkel/amelyekkel a természetes adatokat közölték vagy közölni fogják.

ADATKEZELÉSEK

2. A KEZELT SZEMÉLYES ADATOK KÖRE, CÉLJA, JOGALAPJA

A.) MUNKAVISZONY LÉTESÍTÉSÉT MEGELŐZŐEN FOLYTATOTT ÉS MÁS ADATKEZELÉSI TEVÉKENYSÉGEK

A.1. A munkaviszony létesítését megelőzően folytatott adatkezelés

A munkaviszony létesítése előtt megvalósuló adatkezelés az azt megelőző pályáztatási eljárással összefüggésben valósul meg.

Jogalap: az érintett hozzájárulása

Cél: pályázat elbírálása, munkaszerződés kötése

Érintett adatok: név, lakcím, születési hely, idő, végzettség, szakmai képzettség, telefonszám, e-mail cím, képmás

Érintett személyek: az álláspályázatra jelentkező személyek

Időtartam: a munkavállaló kiválasztását követően a ki nem választott jelentkezők tekintetében az adatkezelési cél megszűnik, ezért a jelentkezők személyes adatait haladéktalanul törölni kell, kivéve, ha az érintett személy kifejezetten hozzájárult adatai megtartásához és egy esetleges későbbi munkaviszony-létesítés érdekében a személyes megkereséséhez.

Címzett: a munkáltatói jogkör gyakorlója, a humánpolitikai feladatot ellátó munkavállaló(k)

A.2. Elektronikus megfigyelőrendszer és beléptető rendszer működtetéséhez kapcsolódó adatkezelés

Jogalap: a Társaság jogos gazdasági érdeke, a GDPR-ban előírt érdekmérlegelési teszt eredményeinek figyelembevételével (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont)

Cél:

  • a Társaság vagyonának megfelelő védelme, a személy- és vagyonbiztonság biztosítása;
  • az emberi élet, a testi épség, valamint a vagyon védelme érdekében a jogsértések megelőzése, észlelése, az elkövető tettenérése, valamint a jogsértések bizonyítása, megfelelő munkavédelem biztosítása;
  • a Társaság területére engedély nélkül belépők azonosítása, a belépés tényének rögzítése, az illetéktelenül benntartózkodók tevékenységének dokumentálása;
  • az esetlegesen előforduló munkahelyi és egyéb balesetek körülményeinek vizsgálata;
  • a munkavédelmi szabályok megtartásának ellenőrizhetősége;
  • technológiai folyamatok ellenőrzése;
  • tényfeltárás az esetleges felelősség megállapítása céljából.

Érintett adatok:

  • A kamerarendszerrel összefüggésben: a Társaság területére belépő személyeknek a képfelvételeken látszódó arcképmása és egyéb, a megfigyelőrendszer által rögzített személyes adatai (belépés és kilépés ideje, helye).

  • A beléptető rendszerrel összefüggésben: a kártyán szereplő szám alapján adott személyhez köthető, ily módon a belépési adatok adott személy vonatkozásában visszakereshetők.

Érintett személyek: a Társaság területére belépő személyek

Időtartam: A kamerarendszerrel összefüggésben felhasználás hiányában három munkanap [2005. évi CXXXIII. Tv., azaz SzVMt. 31. § (2) bekezdése alapján]. Felhasználásnak az minősül, ha a rögzített kép-, hang-, vagy kép- és hangfelvételt, valamint más személyes adatot bírósági vagy más hatósági eljárásban bizonyítékként felhasználják.

A beléptető rendszerrel összefüggésben:

  • az azonosító adatokat rendszeres belépés esetén a belépésre való jogosultság megszűnésekor haladéktalanul; alkalmi belépés esetén pedig a távozástól számított huszonnégy óra elteltével meg kell semmisíteni.
  • a működtetés során keletkezett adatokat (pl. a belépés időpontja) rendszeres belépés esetén a belépésre való jogosultság megszűnésekor, de legkésőbb az adat keletkezésétől számított hat hónap elteltével; alkalmi belépés esetén a távozástól számított huszonnégy óra elteltével meg kell semmisíteni.

Címzett: a Társaság vezető tisztségviselői, rendszergazdája, személy- és vagyonvédelmi feladatokat ellátó munkavállalói, adatfeldolgozói

B.) JOGSZABÁLYI ELŐÍRÁSON ALAPULÓ ADATKEZELÉSI TEVÉKENYSÉGEK

B.1. Számviteli kötelezettségek teljesítéséhez kapcsolódó adatkezelés

Jogalap: jogi kötelezettség teljesítése, (2007. évi CXXVII. törvény 159. § (1) bekezdése)

Cél: számla kötelező adattartalmának megállapítása, számla kibocsátása, kapcsolódó könyvviteli feladatok ellátása.

Érintett adatok: a Társaság természetes személy ügyfeleinek, vevőinek, szállítóinak neve, címe, adószáma

Érintett személyek: a Társaság természetes személy ügyfelei, vevői, szállítói

Időtartam: a szerződés (üzleti kapcsolat) megszűnésétől számított 8 év

Címzett: a számla kibocsátást munkaköri feladatként ellátó munkavállalók, a könyvviteli tevékenységet ellátó munkavállalók, adatfeldolgozók, vezető tisztségviselő

B.2. Adó- és járulékkötelezettségek teljesítéséhez kapcsolódó adatkezelés

Jogalap: jogi kötelezettség teljesítése (2017. évi CL. törvény 50. § (1) bekezdése)

Cél: adó- és járulékbevallás elkészítése

Érintett adatok: a Társaság vezető tisztségviselője, munkavállalói, családtagjaik Art. 50. § (2) bekezdésben meghatározott adatai, kiemelve ezekből a természetes személy természetes személyazonosító adatai (ideértve az előző nevet és a titulust is), neme, állampolgársága, a természetes személy adóazonosító jele, társadalombiztosítási azonosító jele

Érintett személyek: a Társaság vezető tisztségviselője, munkavállalói, családtagjaik

Időtartam: a jogviszony megszűnésétől számított 8 év

Címzett: a Társaság könyvviteli, bérszámfejtési tevékenységet munkaköri feladatként ellátó munkavállalói, adatfeldolgozói, vezető tisztségviselői

C.) A TÁRSASÁG ÁLTAL ÜZEMELTETETT WEBOLDALAKKAL KAPCSOLATOS ADATKEZELÉSI TEVÉKENYSÉG

C.1. A Társaság honlapjára látogatók adataival kapcsolatos tájékoztatás

A cookie a webszerver által küldött, változó tartalmú, alfanumerikus információ csomag, amely a felhasználó számítógépén rögzül és előre meghatározott ideig tárolódik. A cookie lehetővé teszi a webszerver számára, hogy felismerje a böngészésre használt eszközt és a weboldalon folytatott böngészés előzményeit. A cookie-k segítségével a Társaság képet kaphat a felhasználó honlap-látogatási, internethasználati szokásairól, történetéről. A cookie-k nem tartalmaznak olyan személyes adatokat, amely által a Honlap felhasználói azonosíthatóak, azok kizárólag a felhasználó számítógépének felismerésére alkalmasak.

A Honlap felhasználóinak lehetőségük van annak beállítására, hogy milyen típusú cookie-kat használhat a Honlap. A felkeresés során a Honlap adatokat gyűjt a cookie-k segítségével. A Honlapra látogatásakor a felhasználó egy kattintással elfogadhatja, hogy a Honlap a jelen adatvédelmi szabályzatunkkal összhangban cookie-kat használ. Amennyiben a felhasználó saját böngészőjében letiltja a cookie-k telepítését a számítógépére, vagy törli azokat, ezzel a Honlap (vagy bizonyos részei) használhatóságát korlátozhatja, a Honlapon korábban megadott beállításai elveszhetnek.

A cookie beállításokat a felhasználó később bármikor megváltoztathatja a böngészőjében is.

A Szükséges cookie-k a Honlap alapvető működéséhez feltétlenül szükségesek, megkönnyítik annak használatát és a felhasználók azonosítása nélkül gyűjtenek információt a használatáról.

A Társaság ezeket a cookie-kat a Honlap megfelelő működéséhez fűződő jogos érdekéből kifolyólag kezeli.

A Statisztikai Cookie-k segítségével a Társaság a látogatók holnaphasználati szokásait és viselkedését elemzi, annak érdekében, hogy a Honlap szolgáltatásait és tartalmait fejleszteni és javítani tudja.

Cookie neve (Domain)Alkalmazás céljaTárolási időJogalap
YSC (youtube.com)A Youtube cookie-ja arra szolgál, hogy mérje az EMBED kóddal beszúrt videók megtekintéseit.MunkamenetA felhasználói szokások anonim módon való elemzéséhez fűződő jogos érdek.

A Honlap az alábbi szolgáltatók statisztikai célú cookie-jait használja:

Google Analytics - Google LLC

A Google Analytics segítségével nyomon követhető a Honlap tevékenysége, például a munkamenet időtartama, a munkamenetenkénti oldalak, a visszafordulási arány stb., valamint a forgalom forrására vonatkozó információk.

A Google Analytics szolgáltatással kapcsolatos részletes tájékoztató a következő linken keresztül érhető el: https://www.google.com/analytics/terms/us.html

Hotjar

Hőtérképes analitikához használt szolgáltatás, mely a kattintások helyéről, az egér mozgásáról gyűjt információkat.

A Hotjar szolgáltatással kapcsolatos részletes tájékoztató a következő linken keresztül érhető el:

https://www.hotjar.com/cookies

A funkcionális cookie-k segítségével a Honlap megjegyzi a felhasználók korábbi beállításait, az általuk megadott adatokat, információkat és az egyéb weboldalhasználati szokásokat, annak érdekében , hogy azokat a következő látogatáskor ne kelljen ismét megadni és a weboldalhasználat kényelmesebb legyen. Funkcionális cookie-nak minősülnek a Honlap bizonyos funkcióinak (pl. Honlapon közzétett tartalmak közösségi média felületeket történő megosztása) működését elősegítő cookie-k.

Cookie neve (Domain)Alkalmazás céljaTárolási időJogalap
na_id (addthis.com)Az Addthis.com cookie-ja, linkek megosztását teszi lehetővé a Facebookhoz és a Twitterhez hasonló közösségi oldalakon.1 év 24 napFelhasználói hozzájárulás
ouid (addthis.com)Az Addthis bocsájtja ki, célja, hogy engedélyezze egy weboldal tartalmának megosztását különféle kapcsolatépítő és közösségi média felületeken.1 év 24 napFelhasználói hozzájárulás
Anj (adnxs.com)Az anj cookie adatokat tartalmaz, amelyek jelzik, hogy a cookie azonosító szinkronizálva van-e felhasználókkal. Az azonosító szinkronizálása lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy a Honlapon kívüli adataikat felhasználják a Honlapon.3 hónapFelhasználói hozzájárulás

Ezek a cookie-k lehetőséget biztosítanak arra, hogy a felhasználó érdeklődési körének megfelelő hirdetéseket jelenítsenek meg a felhasználónak, továbbá, hogy a Honlap használatát elemezve személyre szóló tartalmakat és hirdetésekat jelenítsenek meg és küldjenek el a felhasználónak.

Ezen belül is a hirdetésekhez kapcsolódó cookie-k használatának célja, hogy a Társaság kiválassza a Honlap felhasználóit leginkább érdeklő, vagy számukra fontosnak tűnő hirdetéseket, illetve a Társaság ezekkel esetlegesen kampányai sikerességét is mérni tudja.

Cookie neve (Domain)Alkalmazás céljaTárolási időJogalap
__ss (balasys.hu)A marketing automatizációsplatform SharpSpring cookie-ja. Felhasználók és benyújtott nyomtatványok (például kérdőívek) követését szolgálja.1 napFelhasználói hozzájárulás
__ss_referrer (balasys.hu)A marketing automatizációs platform SharpSpring cookie-ja. Felhasználók és benyújtott nyomtatványok (például kérdőívek) követését szolgálja.1 óraFelhasználói hozzájárulás
__ss_tk (balasys.hu)A Perfect Audience cookie-ja. Azonos reklámfelületetű weboldalak alkalmazzák hirdetések megjelenítésére a hálózaton belüli egyéb hirdetőfelületeken.25 évFelhasználói hozzájárulás
IDE (doubleclick.net)A Google DoubleClick használja információ tárolására arról, miként használja a felhasználó a weboldalt és minden egyéb hirdetést, mielőtt meglátogatná a honlapot. Alkalmazási célja, hogy a felhasználó egyéni profilja alapján készült releváns reklámokkal találkozzon.1 év 24 napFelhasználói hozzájárulás
koitk (.marketingautomation.services)A marketing automatizációs platform SharpSpring cookie-ja. Felhasználók és benyújtott nyomtatványok (például kérdőívek) követését szolgálja.10 évFelhasználói hozzájárulás
pa_crosswise_ts (.prfct.co)A Perfect Audience cookie-ja, felhasználók viselkedési adatain alapuló reklámcélokra használják.2 évFelhasználói hozzájárulás
pa_google_ts (.prfct.co)A Perfect Audience cookie-ja, felhasználók viselkedési adatain alapuló reklámcélokra használják.2 évFelhasználói hozzájárulás
pa_openx_ts (.prfct.co)A Perfect Audience cookie-ja, felhasználók viselkedési adatain alapuló reklámcélokra használják.2 évFelhasználói hozzájárulás
pa_rubicon_ts (.prfct.co)A Perfect Audience cookie-ja, felhasználók viselkedési adatain alapuló reklámcélokra használják.2 év Felhasználói hozzájárulás
pa_twitter_ts (.prfct.co)A Perfect Audience cookie-ja, felhasználók viselkedési adatain alapuló reklámcélokra használják.2 évFelhasználói hozzájárulás
pa_uid (.prfct.co)A Perfect Audience cookie-ja. Azonos reklámfelületetű weboldalak alkalmazzák hirdetések megjelenítésére a hálózaton belüli egyéb hirdetőfelületeken.2 évFelhasználói hozzájárulás
pa_yahoo_ts (.prfct.co)A Perfect Audience cookie-ja, felhasználók viselkedési adatain alapuló reklámcélokra használják.2 évFelhasználói hozzájárulás
personalization_id (.twitter.com)A Twitter.com használja. Az oldal megosztási lehetőségeinek integrálását teszi lehetővé. Információtárolásra is szolgál, ami kimutatja, hogy egy felhasználó miként használja a weboldalt követésre és targetálásra.2 évFelhasználói hozzájárulás
test_cookie (.doubleclick.net)A doubleclick.net adja ki. Célja, hogy megállapítsa egy felhasználó böngészőjéről, hogy alkalmas-e cookie kezelésére, használatára.15 percFelhasználói hozzájárulás
uid (.addthis.com)Anonim adatok alapján méri egy weboldal látogatottságát és a látogatási szokásokat. Ez az adat a preferencia alapú hirdetések pontosítása érdekében megadja a látogatások mennyiségét, átlagos hosszát, aloldalak megtekintésének mértékét, stb.1 év 24 napFelhasználói hozzájárulás
uuid2 (.adnxs.com)Az AppNexus cookie-ja, amely olyan információkat raktároz el, ami eszközök és weboldalak megkülönböztetésében segít. Ezt az információt arra használják, hogy kiszűrjék a platform által kínált hirdetéseket, összegezzék a reklámok teljesítményét, valamint fizetési jellemzőket rendeljenek hozzájuk.3 hónapFelhasználói hozzájárulás
VISITOR_INFO1_LIVE (.youtube.com)A Youtube.com által használt cookie, külső weboldalakra EMBED kóddal beszúrt videók információinak követését teszi lehetővé.5 hónap 27 napFelhasználói hozzájárulás
CONSENT (.youtube.com)16 év 8 hónapFelhasználói hozzájárulás
i (.openx.net)1 évFelhasználói hozzájárulás

A Honlap az alábbi szolgáltatók reklámcélú cookie-jait használja:

  • Linkedin

A LinkedIn az üzleti, szakmai kapcsolatok kiépítésének közösségi média felülete. A Társaság a LinkedIn-t elsődlegesen recruiting és humánerőforrások elérése céljából használja.

A LinkedIn szolgáltatással kapcsolatos részletes tájékoztató a következő linken keresztül érhető el:

https://www.linkedin.com/legal/cookie-policy

  • Sharpspring

A Sharpspring marketing automatizációs szolgáltatások igénybevétele során használt rendszer.

A Sharpspring szolgáltatással kapcsolatos részletes tájékoztató a következő linken keresztül érhető el:

https://help.sharpspring.com/hc/en-us

  • Xandr (korábban AppNexus)

A Xandr online infrastruktúrát és technológiát kínál adatkezeléshez, optimalizáláshoz, pénzügyi elszámoláshoz és a közvetlenül egyeztetett hirdetési kampányok támogatásához.

A Xandr szolgáltatással kapcsolatos részletes tájékoztató a következő linken érhető el:

https://www.xandr.com/privacy/cookie-policy/

  • Google Doubleclick

Integrált hirdetéstechnikai platform, amely lehetővé teszi a Társaság számára, hogy hatékonyabban hozzon létre, irányítson és terjesszen digitális marketing kampányokat.

A Google Doubleclick szolgáltatással kapcsolatos részletes tájékoztató a következő linken érhető el:

https://www.google.com/intl/hu/policies/privacy

  • Youtube

Videómegosztó portál. A Társaság videótartalmak megosztása (termékvideók, előadások, okatatóanyagok) és online események közvetítése céljából használja a portált.

A Youtube (Google csoport ) szolgáltatással kapcsolatos részletes tájékoztató a következő linken érhető el:

https://policies.google.com/?hl=en

A modern böngészők engedélyezik a "cookie beállítások" módosítását. A böngészők egy része alapértelmezettként automatikusan elfogadja a cookie-kat, de ez a beállítás is megváltoztatható annak érdekében, hogy a jövőre nézve megakadályozza a felhasználó az automatikus elfogadást. Átállítás esetén a böngésző a továbbiakban minden alkalommal felajánlja a "cookie-k beállításának" választási lehetőségét.

A Társaság felhívja a felhasználók figyelmét, hogy mivel a cookie-k célja a Honlap használhatóságának és folyamatainak támogatása és megkönnyítése, a cookie-k letiltása esetén a Társaság nem tudja garantálni, hogy a felhasználó képes lesz a Honlap valamennyi funkciójának teljeskörű használatára. A Honlap ez esetben a tervezettől eltérően működhet a böngészőben.

A leggyakrabban használt böngészők cookie beállításairól az alábbi linkeken található tájékoztatás:

C.2. Regisztrációs űrlap kitöltése

Jogalap: az érintett előzetes és kifejezett hozzájárulása, amelyet az érintett a Társaság Honlapján a regisztrációs űrlap kitöltésével és a „regisztrálok” szövegrész bejelölésével ad meg.

Cél:
- a Társaság által szervezett rendezvényre, tréningre történő jelentkezés - a Honlapon található, regisztrációt követően elérhető tartalmak (szakmai cikkek, tanulmányok) megismerése

Érintett adatok: név, e-mail cím, telefonszám, munkakör, ország

Érintett személyek: minden olyan természetes személy, aki a Honlapon a fent írtak szerint regisztrál

Időtartam: a hozzájárulás visszavonásáig, de legfeljebb 5 évig

Címzett: a Társaság ügyfélkapcsolatokkal, rendezvények megszervezésével foglalkozó munkatársai, adatfeldolgozók, vezető tisztségviselő

C.3. Információkérés, ajánlatkérés során végzett adatkezelés

Jogalap: az érintett hozzájárulása

Cél: azonosítás, kapcsolattartás, ajánlatadás

Érintett adatok: név, telefonszám, e-mail cím, munkakör, ország

Érintett személyek: minden olyan természetes személy, aki a Társaság szolgáltatásaival, termékeivel kapcsolatban a Honlapon keresztül információt, ajánlatot kér és megadja személyes adatait.

Időtartam: az információ szolgáltatását, illetve az ajánlat nyújtását követő legfeljebb 1 év

Címzett: ügyfélkapcsolatot ellátó munkatársak, adatfeldolgozók, vezető tisztségviselő

C.4. Feliratkozás hírlevélre

Jogalap: az érintett előzetes és kifejezett hozzájárulása

Cél: gazdasági reklámot is tartalmazó e-mail hírlevelek küldése az érdeklődők részére, marketing üzenetek megjelenítése, tájékoztatás a Társaság termékeivel, szolgáltatásaival összefüggő aktuális információkról, akciókról, direktmarketing tartalmú megkeresések,

Érintett adatok: név, e-mail

Érintett személyek: a hírlevelek küldéséhez hozzájáruló magánszemélyek

Időtartam: a hírlevélről történő leiratkozást, illetve az érintett hozzájárulásának visszavonását követően a személyes adatokat haladéktalanul törölni kell

Címzett: a marketing tevékenységet ellátó munkavállalók, vezető tisztségviselők, a hírlevelek küldésével kapcsolatban igénybe vett közreműködő adatfeldolgozók

C.5. Kapcsolatfelvételi űrlap kitöltése

Jogalap: az érintett előzetes és kifejezett hozzájárulása, amelyet az érintett a Társaság Honlapján a kapcsolatfelvételi űrlap kitöltésével és elküldésével ad meg.

Cél: kapcsolatfelvétel, információkérés, szerződéskötés előkészítése

Érintett adatok: név, e-mail cím, telefonszám, munkakör, ország

Érintett személyek: minden olyan természetes személy, aki a Honlapon a fent írtak szerint kitölti és elküldi a kapcsolatfelvételi űrlapot

Időtartam: a hozzájárulás visszavonásáig, de legfeljebb 5 évig

Címzett: a Társaság ügyfélkapcsolatokkal foglalkozó munkatársai, adatfeldolgozók, vezető tisztségviselő

C.6. Próbaverzió igénylése

Jogalap: az érintett előzetes és kifejezett hozzájárulása, amelyet az érintett a Társaság Honlapján a kapcsolatfelvételi űrlap kitöltésével és elküldésével ad meg.

Cél: termék próbaverziójának kipróbálása

Érintett adatok: név, e-mail cím, telefonszám, ország

Érintett személyek: minden olyan természetes személy, aki a Honlapon a fent írtak szerint kitölti és elküldi a próbaverzió igénylése űrlapot

Időtartam: a hozzájárulás visszavonásáig, de legfeljebb 5 évig

Címzett: a Társaság ügyfélkapcsolatokkal foglalkozó munkatársai, adatfeldolgozók, vezető tisztségviselő

C.7. Tréningregisztráció

Jogalap: az érintett előzetes és kifejezett hozzájárulása, amelyet az érintett a Társaság Honlapján a tréningregisztrációs űrlap kitöltésével és elküldésével ad meg.

Cél: Meghatározott tréningen való részvétel

Érintett adatok: név, e-mail cím, telefonszám, ország, cégnév, pozíció, cég címe, kapcsolattatás formája

Érintett személyek: minden olyan természetes személy, aki a Honlapon a fent írtak szerint kitölti és elküldi a tréningregisztrációs űrlapot

Időtartam: a tréning megtartását követően haladéktalanul

Címzett: a Társaság ügyfélkapcsolatokkal foglalkozó munkatársai

C.8. Chatbot alkalmazás használata

Jogalap: az érintett előzetes és kifejezett hozzájárulása, amelyet az érintett a Társaság Honlapján chatbot alkalmazás használatával, személyes adatok megadásával és elküldésével ad meg.

Cél: Meghatározott kérdések megválaszolása

Érintett adatok: név, e-mail cím

Érintett személyek: minden olyan természetes személy, aki a Honlapon elérhető chatbot alkalmazást a fent írtak szerint kitölti és elküldi a kérdéseit

Időtartam: a kérdés érdemi megválaszolását követően haladéktalanul törlik

Címzett: a Társaság ügyfélkapcsolatokkal foglalkozó munkatársai

A GDPR 13. CIKK F) PONTJA SZERINTI TÁJÉKOZTATÁS, AZAZ TÁJÉKOZTATÁS HARMADIK ORSZÁGBA TÖRTÉNŐ ADATTOVÁBBÍTÁSRÓL

A Balasys IT Kft. értékesítési tevékenysége során a SharpSpring (https://sharpspring.com/contact-us/) szoftverét használja. Az adatkezelő ebben a rendszerben tárolja az érintettek fentiekben megjelölt és az alábbiakban ismételten felsorolt személyes adatait:

A következő személyes adatokat gyűjtjük:

  • Név és elérhetőségek, például vezetéknév és utónév, e-mail-cím, levelezési cím, telefonszám
  • Számítógép-, eszköz- és kapcsolati adatok, például IP-cím, böngésző típusa és verziója és tartózkodási hely.

Az Adatkezelő Balasys IT Kft. a GDPR 13. cikk f) pontja alapján tájékoztatja az érintett ügyfeleit, hogy a SharpSpring szoftver alkalmazása során az adatkezelő harmadik országba továbbítja a fentiekben megjelölt személyes adatokat. Az adatkezelő tájékoztatja továbbá az érintetteket, hogy az adattovábbítás a GDPR 46. cikk (1) pontja alapján lehetséges, tekintettel arra, hogy adatfeldolgozó az alábbi megfelelő garanciákat nyújtotta: Az adatkezelő a SharpSpring szolgáltatóval általános adatvédelmi kikötéseket tartalmazó modellszerződést kötött: https://sharpspring.com/legal/eu-standard-contractual-clauses/ A tárolt adatokat főként az Egyesült Államokban található adatközpontjaiban tárolják, és ezekhez az adatokhoz az Egyesült Államok és a SharpSpringnél dolgozó nemzetközi erőforrások egyaránt hozzáférhetnek az ügyfélkapcsolat során. Emellett felhívjuk a tisztelt érintett ügyfeleink figyelmét, hogy érintettként bármikor élhetnek a szabályzat 3. pontjában felsorolt jogaikkal.

A GDPR 22. CIKKE SZERINTI TÁJÉKOZTATÁS

A GDPR 22. cikk alapján a Balasys IT Kft. adatkezelőként tájékoztatja az érintett ügyfeleket, hogy az automatizált döntéshozatal érdekében a SharpSpring szoftver használatával:

  • Használati információkat, például viselkedési információkat gyűjtünk arról, hogy az érinett ügyfél hogyan navigál a szolgáltatások vagy a termékek között, és ezen online oldalak mely elemeit használja a leggyakrabban; valamint gyűjti a megrendelni kívánt árukkal vagy szolgáltatásokkal, kívánságlistával, preferenciákkal, és érdeklődéssel stb. kapcsolatos információkat annak érdekében, hogy minél inkább testre szabott szolgáltatást nyújthassunk ügyfeleink számára.

  • (1) Továbbá ezen a rendszeren keresztül hozzájárulás esetén küldünk hírleveleket és direkt reklám üzeneteket az érintett ügyfeleinknek.
  • (2) A chatbot alkalmazáson keresztül megadott információkat is a SharpSpring rendszerben gyűjtjük, valamint
  • az (3) online kapcsolattartási formanyomtatványok kezelése is a SharpSpringben történik.

Itt ismét felhívjuk a tisztelt érintett ügyfeleink figyelmét, hogy érintettként bármikor élhetnek a szabályzat 3. pontjában felsorolt jogaikkal.

D.) EGYÉB ADATKEZELÉSI TEVÉKENYSÉGEK

D.1. Szerződés teljesítésével kapcsolatos adatkezelési tevékenység

A Társaság a vele szerződő természetes személyek – ügyfelek, vevők, szállítók – személyes adatainak kezelését ellátja a szerződéses jogviszonnyal összefüggésben.

Jogalap: szerződés teljesítése

Cél: a kapcsolattartás, a szerződésből eredő igényérvényesítés, szerződéses kötelezettségeknek való megfelelés biztosítása

Érintett adatok: név, lakcím, székhely, telefonszám, e-mail cím, adószám, bankszámlaszám,

Érintett személyek: mindazon természetes személyek, akik a Társasággal szerződéses kapcsolatot létesítenek.

Időtartam: a jogviszony megszűnésétől számított 8 év

Címzett: ügyfélszolgálati, könyvviteli feladatokat munkakörük alapján ellátó munkavállalók, adatfeldolgozók, vezető tisztségviselő

D.2. Egyéb adatkezelések

A Társaság által megszervezett rendezvényeken elérhető jelenléti íven, vagy rendezvényen történő feliratkozást követően csak akkor küldenek hírleveleket, ha ahhoz a feliratkozók magánszemélyként kifejezetten hozzájárultak, vagy a feliratkozás alkalmával megadott e-mail cím egy jogi személy e-mail címe, és az természetes személyhez nem kapcsolható, valamint nem tartalmaz személyes adatot.

Hírlevél vagy felhívás kiküldése egyéb esetben csak szerződésben foglalt hozzájárulás vagy olyan közvetlen partneri kapcsolat fennállása esetén lehetséges, ha a partneri e-mailcímhez nem köthető személyes adat.

A jelen szabályzatban fel nem sorolt adatkezelésekről az adat felvételekor a Társaság köteles tájékoztatást adni.

A Társaság a hatóságok részére – amennyiben a hatóság a pontos célt és az adatok körét megjelölte – személyes adatot csak annyit és olyan mértékben ad ki, amely a megkeresés céljának megvalósításához elengedhetetlenül szükséges.

3. AZ ÉRINTETTEK JOGAI

Az érintett tájékoztatást kérhet személyes adatai kezeléséről, valamint kérheti személyes adatainak helyesbítését, illetve - a kötelező adatkezelések kivételével – törlését, visszavonását, élhet adathordozási-, és tiltakozási jogával az adat felvételénél jelzett módon, illetve a Társaság fenti elérhetőségein.

Tájékoztatáshoz való jog: A Társaság megfelelő intézkedéseket hoz annak érdekében, hogy az érintettek részére a személyes adatok kezelésére vonatkozó, a GDPR 13. és a 14. cikkben említett valamennyi információt és a 15–22. és 34. cikk szerinti minden egyes tájékoztatást tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően megfogalmazva nyújtsa.

A tájékozódáshoz való jog írásban a Társaság jelen szabályzatban írt elérhetőségein keresztül gyakorolható. Az érintett részére kérésére – személyazonosságának igazolását követően – szóban is adható tájékoztatás.

Az érintett hozzáféréshez való joga: Az érintett jogosult arra, hogy a Társaságtól visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon:

  • az adatkezelés céljai;
  • az érintett személyes adatok kategóriái;
  • azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat közölték vagy közölni fogják;
  • a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama;
  • a helyesbítés, törlés vagy adatkezelés korlátozásának és a tiltakozásnak a joga;
  • a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;
  • az adatforrásokra vonatkozó információ;
  • az automatizált döntéshozatal ténye, ideértve a profilalkotást is.

    A Társaság a kérelem benyújtásától számított legfeljebb egy hónapon belül adja meg a tájékoztatást.

Helyesbítés joga: Az érintett kérheti a Társaság által kezelt, rá vonatkozó pontatlan személyes adatok indokolatlan késedelem nélküli helyesbítését és a hiányos adatok kiegészítését.

Törléshez való jog: Az érintett az alábbi indokok valamelyikének fennállása esetén jogosult arra, hogy kérésére a Társaság indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat:

  • személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
  • az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását, és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
  • az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre;
  • a személyes adatokat jogellenesen kezelték;
  • a személyes adatokat a Társaságra alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;
  • a személyes adatok gyűjtésére információs társadalommal összefüggő szolgáltatások kínálásával kapcsolatosan került sor.

Az adatok törlése nem kezdeményezhető, ha az adatkezelés szükséges:

  • a véleménynyilvánítás szabadságához és a tájékozódáshoz való jog gyakorlása céljából;
  • a személyes adatok kezelését előíró, a Társaságra alkalmazandó uniós vagy tagállami jog szerinti kötelezettség teljesítése, illetve közérdekből vagy a Társaságra ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat végrehajtása céljából;
  • a népegészségügy területét érintő, vagy archiválási, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból, közérdek alapján; vagy
  • jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez.

Az adatkezelés korlátozásához való jog: Az érintett kérésére a Társaság korlátozza az adatkezelést, ha az alábbi feltételek valamelyike teljesül:

  • az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi a személyes adatok pontosságának ellenőrzését;
  • az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
  • a Társaságnak már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
  • az érintett tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapítják, hogy a Társaság jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos indokaival szemben.

Ha az adatkezelés korlátozás alá esik, a személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.

Az adatkezelés korlátozásának feloldásáról a Társaság előzetesen tájékoztatja az érintettet.

Adathordozáshoz való jog: Az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa a Társaság rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, és ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa, amennyiben az adatkezelés hozzájáruláson vagy szerződésen alapul és az adatkezelés automatizált módon történik.

Tiltakozás joga: Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak közérdekű vagy a Társaságra ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlásának keretében végzett feladat végrehajtásához szükséges adatkezelés, vagy a Társaság vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges kezelése ellen, ideértve az említett rendelkezéseken alapuló profilalkotást is. Tiltakozás esetén a Társaság a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha azt olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

Ha a személyes adatok kezelése közvetlen üzletszerzés érdekében történik, az érintett jogosult arra, hogy bármikor tiltakozzon a rá vonatkozó személyes adatok e célból történő kezelése ellen, ideértve a profilalkotást is, amennyiben az a közvetlen üzletszerzéshez kapcsolódik. A személyes adatok közvetlen üzletszerzés érdekében történő kezelése elleni tiltakozás esetén az adatok e célból nem kezelhetők.

Automatizált döntéshozatal egyedi ügyekben, beleértve a profilalkotást: Az érintett jogosult arra, hogy ne terjedjen ki rá az olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen – ideértve a profilalkotást is – alapuló döntés hatálya, amely rá nézve joghatással járna vagy őt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené.

Nem alkalmazható a fenti jogosultság, ha az adatkezelés

  • az érintett és a Társaság közötti szerződés megkötése vagy teljesítése érdekében szükséges;
  • meghozatalát a Társaságra alkalmazandó olyan uniós vagy tagállami jog teszi lehetővé, amely az érintett jogainak és szabadságainak, valamint jogos érdekeinek védelmét szolgáló megfelelő intézkedéseket is megállapít; vagy
  • az érintett kifejezett hozzájárulásán alapul.

Visszavonás joga: Az érintett jogosult arra, hogy hozzájárulását bármikor visszavonja. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a hozzájáruláson alapuló, a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.

Jogorvoslatokhoz való jog:

  • Bírósághoz fordulás joga: Az érintett a jogainak megsértése esetén bírósághoz fordulhat, melynek eredményeként, jogsérelem megállapítása esetén azon túl, hogy a bíróság az érintetti jogok gyakorlását az adatkezelő kötelezése révén kikényszeríti, az érintett kártérítésre, illetve sérelemdíjra tarthat igényt.. A bíróság az ügyben soron kívül jár el.
  • Adatvédelmi hatósági eljárás:

Panasszal a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál lehet élni:
Név: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.
Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf.: 9.
Telefon: 06.1.391.1400
Fax: 06.1.391.1410
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Honlap: http://www.naih.hu

4. ELJÁRÁSI SZABÁLYOK

A Társaság a kezelt adatokat (így például a név, e-mail cím, telefonszám, munkakör, ország, e-mail cím) megfelelő intézkedésekkel védi a harmadik jogosulatlan személy általi hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságrahozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen.

Az érintettek adatkezeléssel kapcsolatos kérdései, észrevételei vagy panaszai esetén, vagy ha bármely fenti jogukkal élni kívánnak, úgy ezt az info@balasys.hu címre történő e-mail küldése, vagy postai levél útján tehetik meg a Társaság címére küldött levélben. (1117 Budapest, Alíz utca 4.)

A Társaság indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet a kérelem nyomán hozott intézkedésekről. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról a Társaság a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet.

Ha a Társaság nem tesz intézkedéseket az érintett kérelme nyomán, késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet az intézkedés elmaradásának okairól, valamint arról, hogy az érintett panaszt nyújthat be a felügyeleti hatóságnál, és élhet bírósági jogorvoslati jogával.

A Társaság a GDPR 13. és 14. cikke szerinti információkat és a 15–22. és 34. cikk szerinti tájékoztatást és intézkedést (visszajelzés a személyes adatok kezeléséről, hozzáférés a kezelt adatokhoz, adatok helyesbítése, kiegészítése, törlése, adatkezelés korlátozása, adathordozhatóság, tiltakozás az adatkezelés ellen, az adatvédelmi incidensről való tájékoztatás) díjmentesen biztosítja az érintett számára.

Ha az érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, a Társaság, figyelemmel a kért információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségekre, észszerű díjat számíthat fel, vagy megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést. A kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó jellegének bizonyítása a Társaságot terheli.

Ha a Társaságnak megalapozott kétségei vannak a kérelmet benyújtó természetes személy kilétével kapcsolatban, további, az érintett személyazonosságának megerősítéséhez szükséges információk nyújtását kérheti.

Amennyiben az érintettnek a személyes adatok kezelésével kapcsolatos olyan panaszai vannak, amelyeket nem sikerült a Társaság által megoldani, az érintett Magyarországon kapcsolatba léphet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósággal (lásd fent Adatvédelmi hatósági eljárás)

5. A TÁRSASÁG ÁLTAL MEGBÍZOTT ADATFELDOLGOZÓKKAL KAPCSOLATOS SZABÁLYOK

A Társaság az általa kezelt személyes adatokkal összefüggésben külső adatfeldolgozót vesz igénybe a következő feladatok ellátása céljából:

  • adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése,
  • internetes honlap üzemeltetése, karbantartása,- marketingtevékenységgel, hírlevélküldéssel összefüggő tevékenység

Az adatfeldolgozók felsorolását jelen szabályzat 1. számú melléklete tartalmazza.

Az adatfeldolgozók tevékenységük során az adatkezelésre vonatkozó érdemi döntés meghozatalára kompetenciával nem rendelkeznek, saját céljukra adatfeldolgozást nem végezhetnek.

6. ADATBIZTONSÁGRA VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK

Az adatbiztonság megvalósításának elvei

A Társaság személyes adatot csak a jelen szabályzatban rögzített tevékenységekkel összhangban, az adatkezelés célja szerint kezelhet.

A Társaság az adatok biztonságáról gondoskodik, e körben kötelezettséget vállal arra, hogy megteszi mindazon technikai és szervezési intézkedéseket, amelyek elengedhetetlenül szükségesek az adatbiztonságra vonatkozó jogszabályok, adat- és titokvédelmi szabályok érvényre juttatásához, illetőleg kialakítja a fentiekben meghatározott jogszabályok érvényesüléséhez szükséges eljárási szabályokat.

A Társaság az adatokat megfelelő intézkedésekkel védi a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés, továbbá az alkalmazott technika megváltozásából fakadó hozzáférhetetlenné válás ellen.

A Társaság az általa kezelt adatokat az irányadó jogszabályoknak megfelelően tartja nyilván, biztosítva, hogy az adatokat csak azok a munkavállalók, és egyéb a Társaság érdekkörében eljáró személyek ismerhessék meg, akiknek erre munkakörük, feladatuk ellátása érdekében szükségük van.

A Társaság informatikai nyilvántartásainak védelme

A Társaság az informatikai nyilvántartásai tekintetében az adatbiztonság megvalósulásához a következő szükséges intézkedéseket foganatosítja: a. Ellátja az általa kezelt adatállományokat számítógépes vírusok elleni állandó védelemmel (valós idejű vírusvédelmi szoftvert alkalmaz). b. Gondoskodik az informatikai rendszer hardver eszközeinek fizikai védelméről, beleértve az elemi károk elleni védelmet. c. Gondoskodik az informatikai rendszer jogosulatlan hozzáférés elleni védelméről, mind a szoftver, mind a hardver eszközök tekintetében. d. Megteszi mindazokat az intézkedéseket, amelyek az adatállományok helyreállításához szükségesek, rendszeres biztonsági mentést hajt végre, továbbá a biztonsági másolatok elkülönített, biztonságos kezelését végrehajtja.

A Társaság papíralapú nyilvántartásainak védelme

A Társaság a papíralapú nyilvántartások védelme érdekében megteszi a szükséges intézkedéseket különösen a fizikai biztonság, illetve tűzvédelem tekintetében.

A Társaság vezetője, munkavállalói, és egyéb, a Társaság érdekében eljáró személyek az általuk használt, személyes adatokat is tartalmazó adathordozókat - függetlenül az adatok rögzítésének módjától - kötelesek biztonságosan őrizni és védeni a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés vagy megsemmisítés, valamint a véletlen megsemmisülés és sérülés ellen.

Incidenskezelési eljárásrend Az eljárásrend célja annak elősegítése, hogy a Társaság működésével kapcsolatosan felmerülő adatvédelmet sértő események kezelése egységes rendszerben történjen. Az eljárásrend ennek érdekében rögzíti azokat a fogalmakat, eljárásokat, intézkedéseket, amelyek biztosítják, hogy a Társaság működése során előforduló, adatvédelmet sértő eseményt miként intézzék el, és elősegíti, hogy ilyen jellegű esemény ismételten ne forduljon elő. (3. számú melléklet)

A jelen szabályzat elfogadása és módosítása a Társaság ügyvezetésének hatáskörébe tartozik. Budapest, 2021.

BalaSys IT Kft. képv. Cseledi Sándor ügyvezető

Mellékletek: 1. számú melléklet: Adatfeldolgozók nyilvántartása 2. számú melléklet: Adattörlési és selejtezési szabályzat 3. számú melléklet: Incidenskezelési eljárásrend

1. számú melléklet

ADATFELDOLGOZÓK NYILVÁNTARTÁSA

Adatfeldolgozó neveAdatfeldolgozó elérhetőségeTevékenység
Fabo-Markt Kft.1097 Budapest, Vaskapu u. 1/E., +36-1-246-1357Adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése
SharpSpring5001 Celebration Pointe Avenue, Suite 410, Gainesville, FL 32608, +1-888-428-9605Ügyfélkapcsolat menedzsment (CRM) rendszer fenntartása, e-mail marketing (hírlevelek és direkt reklám üzenetek), online kapcsolattartási formanyomtatványok kezelése, automatizált műveletek kezelése, chatbot alkalmazás üzemeltetése, hírlevél szolgáltatás